Klachtenreglement

Het klachtenreglement beschrijft de te volgen regels en procedures bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie.

Klachtenreglement van tennisvereniging Thor de Bataaf

ARTIKEL 1      Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• Beklaagde: een (winter)lid van tennisvereniging Thor De Bataaf, een professional die werkzaam is op het tennispark, commissie of bestuur tegen wie de klacht is ingediend.
• Klacht: iedere gedraging, uitlating of beslissing van beklaagde, waardoor klager zich buiten proportioneel benadeeld voelt, met uitzondering van beslissingen die verband houden met de competitie en toernooien.
• Klachtencommissie: commissie die de klacht behandelt, bestaande uit vier leden, waaronder de voorzitter. De klacht wordt door drie leden op roulerende leden basis behandeld. De leden worden door de ALV op voordracht van het bestuur, voor een termijn van drie jaar benoemd en zijn herbenoembaar.
• Klager: een lid van tennisvereniging Thor De Bataaf, een professional die werkzaam is op het tennispark, commissie of bestuur die een klacht indient. 

ARTIKEL 2       Bevoegdheden

2.1       De uitspraak van de klachtencommissie heeft altijd de status van advies aan het bestuur.

 ARTIKEL 3       Procedure 

3.1       Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie door het verzenden van een mail aan: klachtencommissie@thordebataaf.nl binnen drie weken nadat de klacht is ontstaan.
3.2       In de klacht wordt tenminste aangegeven:
– wat de klacht inhoudt;
– waarom en tegen wie de klacht wordt ingediend;
– wanneer de klacht is ontstaan.
3.3       De klachtencommissie beoordeelt de klacht op ontvankelijkheid.
3.4       Nadat de klacht ontvankelijk is verklaard, stuurt de klachtencommissie onmiddellijk een afschrift van de klacht naar de beklaagde en meldt de klacht aan het bestuur.
3.5       De klachtencommissie stelt beklaagde in staat om zich binnen twee weken schriftelijk tegen de klacht te verweren.
3.6       Daarna hoort de klachtencommissie in ieder geval beide partijen en anderen als de klachtencommissie dat nodig acht.
3.7       Vervolgens beraadt de klachtencommissie zich en geeft uiterlijk binnen zes weken nadat de klacht is ingediend, of zoveel eerder als mogelijk is, advies aan het bestuur.
3.8       De klachtencommissie deelt dit advies onmiddellijk schriftelijk, met redenen omkleed, aan de betrokken partijen en aan het bestuur mee.
3.9       Het bestuur neemt vervolgens binnen twee weken een definitieve beslissing.
3.10      Het bestuur deelt deze uitspraak onmiddellijk schriftelijk, met redenen omkleed, aan betrokken partijen mee.

ARTIKEL 4       Schikking

4.1      Alvorens de klacht in behandeling te nemen, kan de klachtencommissie nagaan of een            minnelijke schikking mogelijk is binnen een door de klachtencommissie vast te stellen termijn.
Blijkt dit niet mogelijk, dan wordt de klacht door de klachtencommissie alsnog in behandeling            genomen.

ARTIKEL 5       Beroep

5.1       Tegen schorsing en royement kan beklaagde beroep aantekenen bij de ALV die daarvoor            tussentijds, conform het bepaalde in de Statuten, bijeen geroepen kan worden.
5.2      Wanneer het bestuur zelf bij de klacht betrokken is, kunnen partijen beroep aantekenen bij de             ALV die daarvoor tussentijds, conform het bepaalde in de Statuten, bijeen geroepen kan             worden.
5.3       Wanneer een klacht zich richt tegen de klachtencommissie zelf, kan klager zich rechtstreeks wenden tot het bestuur.

ARTIKEL 6       Noodmaatregel

6.1      Het bestuur kan leden zonder schriftelijke aanzegging, in gevallen van zeer ernstig wangedrag (met onmiddellijke ingang) de toegang tot het park voor ten hoogste vier weken ontzeggen. In deze periode hoort het bestuur beklaagde en beslist over royement of andere maatregelen. Het bestuur deelt deze uitspraak onmiddellijk schriftelijk, met redenen omkleed, aan beklaagde mee.
6.2       Beklaagde kan beroep aantekenen bij de ALV die daarvoor tussentijds, conform het            bepaalde in de Statuten, bijeen geroepen kan worden.

ARTIKEL 7       Geheimhouding

7.1      De klachtencommissie is gehouden tot geheimhouding van al hetgeen zij met betrekking tot            de klacht verneemt.

ARTIKEL 8       Slotbepaling

8.1       Overal waar dit reglement niet in voorziet, beslist de klachtencommissie.